La gestión de compras tiene por finalidad garantizar un proceso que permita contar con los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio, necesarios para la operación de la empresa.

El departamento de compras debe ser capaz de adquirir de manera eficiente los insumos que la organización necesita, para permitirle a la empresa cumplir sus compromisos y alcanzar los objetivos.

Lograr EFICIENCIA se entiende por ahorros de tiempo, dinero, horas hombre y recursos.

Buenas prácticas recomendadas para mejorar la eficiencia:

• Trabajar por mejorar los procesos de abastecimiento estratégico. Tratar de hacerlos más fácilmente accesibles online, acompañándolos de plantillas, formación, mejores prácticos y recursos multimedia.
• Entender que no es lo mismo gestionar las relaciones con los proveedores que gestionar su rendimiento. Utilizar reuniones para tomar el pulso a las relaciones y métricas para evaluar los progresos.
• Alinear la gestión de las distintas categorías de proveedores, el abastecimiento estratégico y la gestión del rendimiento de proveedores, para ganar en visión.
• Apoyarse en la tecnología. La tecnología adecuada de gestión de compras ayudará a facilitar los trámites y automatizar tareas en relación con los proveedores. Existen muchas herramientas como es el software ERP para automatizar el proceso y mantener un historial de compras ordenado.
• Entender el valor de la función de compras. Apostar por la mejora continua, para seguir creciendo, siempre asegurando que se mantiene la alineación con las necesidades del negocio y la gestión de las expectativas.
• Hacer una adecuada gestión del ciclo de vida de los contratos. Someter los contratos a revisión periódica para continuar reafirmándose en su idoneidad o tomar medidas de ajuste que los alineen con las pautas seguidas por los procesos de abastecimiento estratégico.
• Evitar plantear un modelo de gestión de compras rígido, este debe ser adaptable a las necesidades cambiantes de la organización de los clientes.
• Invertir en capacitaciones para mejorar la capacitación del equipo de compras. Adecuar los programas de desarrollo de carrera a las nuevas necesidades en materia de talento de la organización.
• Establecer alianzas con los proveedores clave. Muchas organizaciones establecen acuerdos formales a largo plazo con las empresas que les proveen la materia prima que requieren para ofrecer sus servicios y satisfacer a sus clientes.
• Una práctica que puede marcar la diferencia a la hora de evaluar los resultados del proceso de compras es la correcta planeación y determinación de los aspectos necesarios antes de elaborar un pedido.

Fuente: EAE Business School / Corponet