Recomendaciones para estar preparado y afrontar exitosamente una reunión de negocios o reunión comercial con un cliente:

a) FASE INICIAL

• Apagar el celular o poner en modo vibrador.
• La reunión debe iniciarse con la presentación de los participantes a la reunión, intercambio de tarjetas personas, comentarios acerca de las funciones de cada quien.
• Quien dirige la reunión presentará una agenda, en la cual se enumerarán los puntos a tratar durante la reunión, asignando un rango horario para cada tema a tratar.
• Uno de los temas finales deberá referirse a las próximas acciones a realizarse, de modo de que exista una excusa para seguir en permanente contacto con el prospecto.

b) FASE INFORMATIVA

• Permanecer atento a los comentarios del prospecto, escuchando más que opinando.
• Limitarse a realizar las preguntas adecuadas para obtener más información.
• Conocer que problemas o complicaciones en el trabajo afrontan actualmente.
• Conocer las alternativas de solución que se han evaluado o se piensan evaluar.
• Factores que condicionan la evaluación de una solución o sistema de mejora.
• Cómo es la relación que mantienen con su actual proveedor.
• Quienes son las personas involucradas en el proceso de compra: decisor para la compra, usuario final, opositores, aliados, etc.
• Qué nuevas mejoras se han planteado realizar en el área visitada.
• Cuáles son los futuros proyectos e inversiones que va a realizar la empresa.
• Conocer los tiempos que se manejan para la ejecución de los proyectos.
• Indagar acerca de los montos presupuestados y/o asignados.

c) FASE DE ARGUMENTACIÓN

• Presentar las características, beneficios y ventajas de nuestra opción.
• Exponer respecto del valor que el cliente obtendrá si se decide por nuestra opción.
• Presentar una evaluación de la recuperación de la inversión, cuantificando el ahorro de dinero, ahorro de tiempos de no productividad, mejoras en la calidad, mejoras en los procesos, etc.
• Presentar varias alternativas, de modo de ajustarse a un rango más amplio de presupuestos.
• Responder las consultas con datos reales, utilizando información técnica, estadísticas o referencias previas.
• Indagar las opiniones del cliente, de modo de revertir prejuicios o malinterpretaciones.
• Permitir que el cliente exprese sus objeciones, de modo de buscar alternativas para suprimirlas.

d) FASE DE CIERRE

• Presentar un resumen de lo conversado y de los acuerdos tomados.
• Conocer que otro interés puede existir o que otros proyectos se pueden trabajar.
• Programar una próxima reunión, inclusive si es para dentro de algunos meses.
• Hacer un recuento de las acciones a realizar posteriores a la reunión.