Técnicas Eficaces para la Gestión Ágil de Proyectos

La gestión de proyectos Ágil es el proceso de gestionar proyectos desglosándolos en cantidades pequeñas de trabajo. El distintivo de los proyectos Ágiles es que van aportando a la empresa pequeñas entregas. A diferencia de la metodología tradicional de gestión de proyectos en cascada, en la metodología ágil no se necesita que se documentan los requisitos del proyecto por adelantado. Se busca disponer de entregables frecuentemente, con preferencia al período de tiempo más corto posible, para refinar y converger a una solución aceptable.

Este concepto de iteración requiere de algunas técnicas de gestión esenciales, como las que se presentan a continuación:

1. Medición de la Velocidad de Producción

Es un método de medición comúnmente usado en los proyectos ágiles. Es la medida de cuánto trabajo es capaz de entregar el equipo por iteración. La velocidad es específica del equipo y única para ese equipo, y se basa en la producción del equipo en las últimas iteraciones.

Esta medida tiende a variar más durante las primeras iteraciones, y luego se estabiliza cuando lo hace el equipo, con lo que los miembros se sienten más cómodos entre ellos y con el proyecto. Su gran ventaja es que permite planificar y prever el avance del equipo en las siguientes iteraciones, por lo que nos ayuda a presupuestar todo nuestro proyecto, algo que es especialmente dificultoso en desarrollos ágiles (perdemos de vista el ‘bosque’).

Jeff Sutherland (en el prólogo a “Scrum y XP desde las trincheras” de Henrik Kniberg) explica que la velocidad de producción es importantísima, porque sin ese dato el Dueño de Producto no puede crear una hoja de ruta del producto con fechas de lanzamiento creíbles.

2. Tableros Kanban

El Kanban (del japonés: kanban, donde “kan” significa “visual”, y “ban” significa “tarjeta” o “tablero”) es, en la versión nacida y evolucionada en Toyota, una completa metodología de seguimiento de producción.

En las metodologías ágiles se utiliza como herramienta visual, compuesta por el tablero y las tarjetas que soporta. El concepto de Kanban es tan sencillo como útil. Se divide un tablero en columnas que indican los estados por los que debe pasar una tarea en nuestro flujo de trabajo. Un ejemplo típico de columnas sería: ToDo: para las tareas pendientes de ser iniciadas; Doing, para aquellas que se están realizando; Testing, para las tareas que están en proceso de pruebas; y finalmente la columna Done, aquellas que están finalizadas.

Las tareas se plasman en PostIt (si el tablero es físico) y se van moviendo de izquierda a derecha a medida que se van completando cada una de las etapas. Se pasan hacia adelante o hacia atrás, aunque esto último siempre ha de ser considerado como el resultado de un fallo o error.

3. Indicadores Work In Progress

Asociado al tablero Kanban hay otro concepto que agrega valor que es el de WIP (Work In Progress), un número que se coloca en el encabezado de la columna y que indica cuantas tareas máximas (o mínimas) puede haber de forma simultánea en una etapa. Con este simple mecanismo se convierte el tablero en un indicador visual de los problemas de nuestro flujo de trabajo.

Si hemos llegado al límite WIP de una columna, no podemos añadir más tareas, siendo obligatorio finalizar con una de las que están en esta etapa para pasarla a la siguiente, o asumir el fracaso de una de las tareas, y reiniciarla enviándola a la columna de la izquierda. Con esto queda claro que aquí se está produciendo un cuello de botella y que es necesario que el equipo encuentre el impedimento que lo produce.

También puede ocurrir al contrario, que una columna esté continuamente vacía o con muy pocas tareas en relación a su WIP máximo. Lo cual puede indicar que hay un cuello de botella en alguna etapa anterior o que la carga de trabajo es muy baja.

Con un tablero Kanban obtenemos de un vistazo el estado del trabajo en todo momento y, así tanto el equipo como el resto de los stakeholders son conscientes de una forma muy sencilla de la realidad del progreso del proyecto.

4. Radiadores de Información

Esta técnica sigue el concepto de utilidad del tablero Kanban, pero de hecho lo amplía. Los radiadores de información se denominan también “controles visuales”, y se trata de paneles de información, tableros, etc, que se muestran en las áreas de mucha circulación, para maximizar su exposición.

 

Fuente: OBS EDU

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