Sistemas de Gestión e Integración de Información Empresarial

El conocimiento es uno de los principales tesoros que posee cada empresa, un activo intelectual o intangible. El conocimiento puede ser explícito o institucional, cuando está plasmado en rutinas organizativas, procesos, prácticas o normas; o puede ser conocimiento tácito o laboral, en caso sea propio de cada ser humano y que se llevan a casa cuando salen de trabajar, este conocimiento no pertenece ni permanece en las organizaciones, sino en cada uno de sus trabajadores.

Los datos son el conjunto de elementos alfabéticos, numéricos, o alfanuméricos, que se representan como registros estructurados en medios de almacenamiento, constituyendo un sistema de información, es decir un conjunto ordenado de datos dotados en torno a una actividad. Las empresas requieren el manejo de grandes volúmenes de información para seguir la evolución del negocio y tomar decisiones en torno al mismo, así como para integrar las diversas áreas funcionales. Por otro lado se requiere adoptar procesos de comunicación interna y externa para transmitir la información adecuada al público deseado.

Las empresas líderes son aquellas que saber atraer y retener a aquellos trabajadores abiertos, proactivos, creativos, innovadores, que aportan nuevas ideas, lo cual facilita el desarrollo de una cultura de crecimiento en sabiduría; esto se ve engrandecido si la empresa es capaz de establecer un entorno de comunicación, participación, y confianza, que favorezcan la interacción entre estos trabajadores de modo de crear y mejorar el conocimiento individual, grupal, y empresarial.

El proceso de gestión de información y conocimientos, cubre principalmente las siguientes etapas:

  • Identificación de fuente de información que sean confiables.
  • Toma o captura de la información que se va a procesar, almacenar y distribuir
  • Evaluación de la calidad y relevancia de los datos
  • Filtrado, manipulación y procesamiento de datos.
  • Almacenamiento de datos (que brinde seguridad y disponibilidad).
  • Distribución o entrega de información al usuario que lo requiera.
  • Presentación en un formato adecuado para su utilización.

Los principales aspectos a definir en el plan estratégico del Sistema de Integración de Información son:

  • Definir las necesidades de información que requiere cada área funcional.
  • Establecer los mecanismos de toma de datos, tratamiento, y almacenamiento.
  • Definir los flujos de comunicación entre los diversos involucrados.
  • Planificar la puesta en marcha del sistema y los recursos (tecnológicos y humanos) requeridos.

El Sistema de Información es utilizado principalmente para la gestión de la organización, para lo cual se hace uso de herramientas informáticas como por ejemplo los software ERP para la planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning), que permiten la gestión integral e integrada de los flujos de información y procesamiento de datos a nivel de todas las áreas funcionales de la empresa, lo cual permite planificar los recursos: requerimiento de ventas, especificación de productos, producción objetivo, requerimientos de materiales para la producción, inventario de productos acabados, contabilidad, finanzas, entre otros.

Los beneficios y/o características principales de estos Sistema son:

  • Brindar soporte a las decisiones de los niveles directivos (superiores) y operativos (intermedios) de la organización.
  • Permite la elaboración de informes, medición de indicadores y el control sobre las operaciones.
  • Permite manejar los flujos de información, y manejo del know how empresarial.
  • Permite un manejo rápido de las decisiones rutinarias, utilizando la información presente y pasada.
  • Permite conocer las necesidades de información, en forma sectorizada y personalizada.
  • Se utiliza para anticipar los requerimientos de información.
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