El Presupuesto como herramienta de Gestión y Control Empresarial

El presupuesto permite mantener ordenados los gastos realizados por la empresa, por lo que los presupuestos permiten ayudar a minimizar el riesgo en las operaciones que realiza la empresa, asignándose sumas de dinero a cada concepto (partida) o función que realiza la empresa, en función a la planificación de ingresos. Además permiten ordenar los “centros de costo” que integran la gestión financiera de la empresa, y brindar una herramienta de gestión para controlar los resultados financieros y operativos.

La finalidad de los presupuestos es determinar de forma racional, la forma más adecuada de asignar y utilizar los recursos económicos, determinando en forma anticipada el origen y el destino de los recursos de la empresa. El presupuesto debe ser lo suficientemente flexible para admitir variaciones en las condiciones de operación, generación de recursos, y asignación de gastos, sobre todo porque en la mayoría de casos se trabaja en base a costos e ingresos estimados.

El control presupuestario es una de las funciones del departamento financiero, consiste en un proceso de monitorear qué es lo que se viene realizando, comparando los gastos efectuados con los montos presupuestados (planificados) en un lapso de tiempo determinado.

Dentro del proceso de planificación empresarial, la dirección de la empresa designa los recursos que han de emplearse para lograr alcanzar los objetivos planteados, así mismo establece como se van a utilizar dichos recursos. Siendo los presupuestos el medio para conseguir un uso eficiente y adecuado de los recursos económicos de la empresa. Por lo general el presupuesto cubre un rango de 12 meses, por lo que requiere una elaboración anual, sin embargo una planificación a largo plazo (3 ó 5 años) permitirá manejar una política provisional más general y sujeta a revisiones periódicas.

El presupuesto también es una herramienta para proyectar o planificar los ingresos de la empresa, en cantidad y en fecha, pudiéndose fijar desviaciones o límites de flexibilidad entre los resultados esperados y los obtenidos. Así mismo los presupuestos pueden utilizar otras unidades diferentes a la monetaria, por ejemplo: unidades, kilogramos, litros, horas hombre, etc., en función de que artículo o asunto se esté presupuestando.

El presupuesto es único para cada empresa, se basa por ejemplo en factores internos (financiación, inversiones, utilidades esperadas, cultura empresarial, etc.), factores de mercado (competencia, sector, productos, etc.), factores externos (situación política, tecnología disponible, economía del país, etc.).

Dentro de la organización se puede contar con diversos presupuestos, acorde a las funciones o áreas funcionales, así podemos tener presupuesto de ventas, de producción, de compras, de recursos humanos, de infraestructura, de distribución, etc.

Por lo general la elaboración del presupuesto toma como base el comportamiento del presupuesto del período anterior, considerando las modificaciones y correcciones que correspondan con la nueva planificación para el período en curso. En caso que no se tenga información “histórica” para tomar como base, se debe partir “de cero”, para lo cual se debe especificar cada partida presupuestal, indicando y sustentando cada asignación presupuestal por parte de cada jefe de área.

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