Estrategias contra los Agentes Externos desperdiciadores de Tiempo

El uso eficiente del tiempo implica una planificación sistemática del recurso tiempo y un plan de acción frente a los desperdiciadores de tiempo.

Los desperdiciadores de tiempo pueden dividirse en Externos y en Internos. Los externos son generadores por algún factor ajeno a nuestro entorno y control (por ejemplo llamadas telefónicas, consultas de colegas, mails de publicidad, etc.). Los internos son producidos por nosotros mismos (por ejemplo tendencia a socializar, postergación, distracción, falta de atención, etc.).

Muchas personas tienden a utilizar parte de su tiempo en actividades irrelevantes, otros en cambio invierten su tiempo y esfuerzo en encontrar culpables para su “falta de tiempo”, lo cual en sí les resulta agotador. En la medida en sea posible identificar los verdades desperdiciadores de tiempo, se podrá descubrir su origen y por consiguiente se podrán tomar medidas al respecto.

A continuación, algunos ejemplos de ESTRATEGIAS contra los principales AGENTES EXTERNOS, desperdiciadores de tiempo:

a) Interrupciones de visitantes inesperados:

  • Establecer un horario al día para atender visitas.
  • No permitir que ciertos visitantes tomen asiento.
  • Atender a los visitantes fuera de la oficina.
  • Recibir a los visitantes en la puerta.
  • No extender la reunión con conversaciones irrelevantes.
  • Pactar una cita posterior en un horario más adecuado.
  • Planificar excusas para diversas situaciones.

b) Llamadas telefónicas:

  • Establecer mecanismos para que la central filtre ciertas llamadas.
  • Planificar lo que se va a decir, antes de llamar a alguien.
  • Establecer un horario al día para atender llamadas y realizarlas.
  • Si la conversación se extiende, tener excusas preparadas.
  • Desconectar el teléfono si la situación lo amerita.

c) Reuniones:

  • Evitar reuniones no planificadas o sin una agenda definida.
  • Tomar decisiones individuales sin necesidad de reuniones.
  • Definir una agenda de trabajo, y fijas objetivos para las reuniones.
  • Establecer un tiempo de inicio y finalización.
  • Invitar sólo a aquellos que van a aportar algo relevante.
  • Mantenerse dentro del tema agendado.
  • Evitar conversaciones sociales e intrascendentes.
  • Elegir un moderador, que conduzca la reunión.

d) Correo electrónico:

  • Escribir emails cortos y concretos.
  • Si la información a enviar es extensa, utilizar un archivo adjunto.
  • Utilizar el campo “asunto” para esclarecer el tema a tratar.
  • Utilizar un estilo gramatical y gráfico que no requiera mucho tiempo.
  • Utilizar adecuadamente la gramática y puntuación.
  • Enviar mail solo a las personas que puedan estar interesadas en el mensaje.
  • Temas de larga discusión deben tratarse por teléfono o personalmente.
  • Evitar usar el email para temas personales o sociales.
  • Definir filtros para correo no deseado.
  • Crear carpetas a fin de organizar los email por temática y/o emisor.
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