El Control de Costos como herramienta de la Planificación Estratégica

El control de costos parte de la planificación de costos, en donde la dirección decide los objetivos generales de la empresa y los recursos destinados al cumplimiento de estos, lo cual se materializa mediante el proceso de presupuestación. Los objetivos del sistema presupuestaria son alinear los objetivos generales de la dirección y los recursos de la empresa con los objetivos específicos de cada área funcional, así como controlar el desempeño del consumo de recursos y tomar medidas correctiva para mejorar la gestión.

La elaboración del presupuesto se inicia con el presupuesto de ventas (planificación de ingresos por ventas y detalle de las ventas a realizar), luego con el presupuesto operativo o de producción y comercialización (recursos para atender las ventas estimadas, unidades a producir), luego el presupuesto de gastos o compras (previsión de materiales para atender la demanda productiva), a continuación se necesita un presupuesto de mano de obra y gastos indirectos, finalmente se elaboran presupuestos especiales para infraestructura, proyectos de mejora, e inversiones. Los presupuestos antes descritos sirven para conformar el “presupuesto de tesorería” o “presupuesto de caja”, el cual engloba los anteriores y le suma cobros y pagos por concepto de ampliación de capital, cobro de préstamos, pago de dividendos, devolución de deudas, transacciones extraordinarias y otros movimientos financieros.

El presupuesto puede ser de tipo OPERATIVO cuando tiene que ver con la planificación en la gestión de recursos para la producción y comercialización, usualmente utilizan cantidades físicas y valores, corresponde al presupuesto de ingresos (ventas), gastos (compras), y beneficios (rentabilidad). Por otro lado el presupuesto puede ser de tipo FINANCIERO cuando se enfoca a los recursos financieros en cuanto a transacciones de dinero (inversiones, préstamos, balance general, etc.).

El análisis de desviaciones en los presupuestos, forma parte del proceso de control dentro de la planificación empresarial, lo cual implica una comparación entre el resultado real con el previsto inicialmente, considerando comparar cada variable de modo de identificar aquellas que afectan en mayor grado a los resultados. En un paso posterior, los responsables de área deberán justificar las causas de las desviaciones, para finalmente proponer propuestas de solución o mejora, por ejemplo ante la desviación “mayor consumo de materiales” se identificó la causa “mal funcionamiento de la maquinaria”, siendo el responsable el “jefe de planta”, planteándose la medida correctiva “reparación de la maquinaria”.

La comparación de los resultados reales con aquellos presupuestados, debe realizarse a intervalos frecuentes, para que las diferencias se analicen y se tomen las medidas correspondientes, el presupuesto debe ser lo suficientemente flexible para permitir intervalos de tolerancia en función a los cambios en las condiciones de operación y factores externos.

La información permite establecer un proceso de cambios mediante la toma de decisiones empresariales, esta toma de decisiones constituye la elección de una alternativa de entre varias posibles alternativas de solución a un problema concreto, la decisión tomada se convierte asi mismo en una acción concreta.

El control se concibe como la verificación (a posteriori) de los resultados conseguidos y de los gastos incurridos en la actividad empresarial, permitiendo identificar y medir desviaciones mediante indicadores cualitativos y cuantitativos, además permite corregir desviaciones y prevenir errores futuros en la planificación. El control permite enfrentar el proceso de cambio, produciendo ciclos de trabajo más rápidos, facilitando la delegación de funciones y el trabajo en equipo.

El control debe ejecutarse en el momento adecuado, constituyendo un medio para alcanzar los objetivos fijados, y brindando un medio para plantear estrategias de mejora. La implementación del sistema de control debe ser costeable, es decir que el costo de llevarlo a cabo debe ser justificado por los beneficios que se obtendrán con su implementación.

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