Cómo afrontar exitósamente una Reunión de Negocios

Recomendaciones para estar preparado y afrontar exitosamente una reunión de negocios o reunión comercial con un cliente:

a) FASE INICIAL

  • Apagar el celular o poner en modo vibrador.
  • La reunión debe iniciarse con la presentación de los participantes a la reunión, intercambio de tarjetas personas, comentarios acerca de las funciones de cada quien.
  • Quien dirige la reunión presentará una agenda, en la cual se enumerarán los puntos a tratar durante la reunión, asignando un rango horario para cada tema a tratar.
  • Uno de los temas finales deberá referirse a las próximas acciones a realizarse, de modo de que exista una excusa para seguir en permanente contacto con el prospecto.

b) FASE INFORMATIVA

  • Permanecer atento a los comentarios del prospecto, escuchando más que opinando.
  • Limitarse a realizar las preguntas adecuadas para obtener más información.
  • Conocer que problemas o complicaciones en el trabajo afrontan actualmente.
  • Conocer las alternativas de solución que se han evaluado o se piensan evaluar.
  • Factores que condicionan la evaluación de una solución o sistema de mejora.
  • Cómo es la relación que mantienen con su actual proveedor.
  • Quienes son las personas involucradas en el proceso de compra: decisor para la compra, usuario final, opositores, aliados, etc.
  • Qué nuevas mejoras se han planteado realizar en el área visitada.
  • Cuáles son los futuros proyectos e inversiones que va a realizar la empresa.
  • Conocer los tiempos que se manejan para la ejecución de los proyectos.
  • Indagar acerca de los montos presupuestados y/o asignados.

c) FASE DE ARGUMENTACIÓN

  • Presentar las características, beneficios y ventajas de nuestra opción.
  • Exponer respecto del valor que el cliente obtendrá si se decide por nuestra opción.
  • Presentar una evaluación de la recuperación de la inversión, cuantificando el ahorro de dinero, ahorro de tiempos de no productividad, mejoras en la calidad, mejoras en los procesos, etc.
  • Presentar varias alternativas, de modo de ajustarse a un rango más amplio de presupuestos.
  • Responder las consultas con datos reales, utilizando información técnica, estadísticas o referencias previas.
  • Indagar las opiniones del cliente, de modo de revertir prejuicios o malinterpretaciones.
  • Permitir que el cliente exprese sus objeciones, de modo de buscar alternativas para suprimirlas.

d) FASE DE CIERRE

  • Presentar un resumen de lo conversado y de los acuerdos tomados.
  • Conocer que otro interés puede existir o que otros proyectos se pueden trabajar.
  • Programar una próxima reunión, inclusive si es para dentro de algunos meses.
  • Hacer un recuento de las acciones a realizar posteriores a la reunión.
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