La Administración Óptima del Tiempo, estrategia Importante vs Urgente

El tiempo es una magnitud física con la que medimos la duración o separación de acontecimientos, permite ordenar los sucesos en secuencias, estableciendo un pasado, presente, y futuro. Las formas e instrumentos para medir el tiempo se utilizan desde la antigüedad, estas se basan en la medición del movimiento, del cambio material de un objeto por intervalo de tiempo. Su unidad básica en el Sistema Internacional es el segundo.

Según expresa Roland Matthies en su libro “Su Majestad el Tiempo”, no hay dos personas que definan el tiempo de la misma manera, dado que para cada persona el tiempo se puede definir de distintas maneras según sus apreciaciones, vivencias, ocupaciones, formación educativa, condición social, etc., por tanto el tiempo es un concepto relativo. El tiempo no se puede almacenar, transformar, capturar, reemplazar, o revertir; el tiempo se mueve en forma constante y continua. El tiempo se puede administrar y utilizar de forma organizada.

Según Peter P. Drucker, “El tiempo es el recurso más escaso, y a menos que sea bien administrado, ninguna otra cosa se puede administrar”. El tiempo al ser considerado como un recurso se puede valorizar monetariamente, y depende de cada persona administrar sus propios recursos económicos.

Las personas en la actualidad sienten que no tienen suficiente tiempo, sin embargo el tiempo es siempre el mismo, por tanto aprender a utilizar el tiempo eficientemente, es una habilidad a desarrollar, a fin de enfocar primero los asuntos más importantes, dando prioridad (tiempo suficiente) a aquello que realmente es importante hacer. El tiempo transcurre y no vuelve la marcha atrás, ser conscientes de que podemos estar desperdiciando este recurso valioso, es suficiente motivación para decidirnos a invertir sabiamente el tiempo del que disponemos.

Para administrar el tiempo hay que considerarlo como un recurso intangible, voluble y no renovable, sin embargo administrar un recurso con estas características resulta una paradoja, por lo que en realidad significa administrar eficientemente nuestras acciones cotidianas dentro de lapsos de tiempo definidos, a fin de cumplir nuestras responsabilidades.

IMPORTANTE vs URGENTE

Uno de los criterios que se usan a menudo para asignar una alta prioridad es trabajar bajo el esquema de “atención a urgencias”. Con mucha frecuencia se suelen apreciar que surgen “urgencias”, las cuales tienen el poder de reasignar prioridades y alterar planificaciones.

Un análisis minucioso de una “urgencia” se puede encontrar que muchas veces se pudo haber evitado llegar a ese punto de estrés, o en otros casos no es más que una situación mal interpretada.

La clave de una correcta gestión del tiempo radica en conocer la verdadera “importancia” de las actividades que se realizan. Una actividad catalogada como “urgente” pero que no conduzca al cumplimiento de los objetivos laborales, no debe ser considera como “importante”, por tanto puede ser relegada a un momento posterior.

Orden de prioridad:
1° Lo IMPORTANTE y URGENTE
2° Lo IMPORTANTE y NO URGENTE
3° Lo NO IMPORTANTE y URGENTE
4° Lo NO IMPORTANTE y NO URGENTE

Dado que muchas veces el alcance de lo que es importante y lo que es urgente van de la mano, es difícil diferenciar uno del otro, algunos criterios a seguir son por ejemplo:

– La actividad está dirigida al cumplimiento de objetivos.
– Existen fechas límites inamovibles.
– Esta actividad condiciona el trabajo de otras personas.
– Jerarquía de quien solicitó el trabajo.
– Implicancias de no realizar la actividad.

Los HÁBITOS influyen en nuestro patrón de comportamiento y utilización del tiempo, los hábitos son difíciles de cambiar porque están arraigados en la mente, lo cual nos hace reaccionar en forma subconsciente o rutinaria. Los hábitos son definidos como patrones de conducta que han sido realizadas tantas veces que se convierten en actividades automáticas. Administrar el tiempo implica tomar conciencia de nuestros hábitos y tomar las medidas para controlarlos.

Eliminar MALOS HÁBITOS puede resultar una tarea tediosa, el primer paso es identificar los hábitos a cambiar y tomar conocimiento de sus implicancias, luego debe existir el deseo de cambiarlos, para lo cual debe visualizarse con qué nuevo comportamiento se va a reemplazar. El cambio requiere de una planificación, y sobre todo la puesta en práctica, la manera de corregir una acción subconsciente es repetir otra actividad muchas veces hasta que también se vuelva subconsciente.

El planteamiento de OBJETIVOS es fundamental para administrar el uso del tiempo. Siguiendo el Principio de Pareto, el 20% del tiempo es utilizado en cumplir el 80% de nuestros objetivos planteados. Enfocarse al cumplimiento de objetivos ayuda a dirigir los esfuerzos en actividades de significativa importancia. Cumplir objetivos se debe convertir en la principal motivación para el emprendimiento de actividades dentro del acontecer laboral, estos objetivos deben ser:
– Propios de cada persona.
– Documentados o estar por escrito.
– Reales y alcanzables.
– Tener un alcance específico.
– Medibles y supervisables.
– Limitados en el tiempo.
– Compatibles entre sí.
– Alineados a los objetivos de la empresa.

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